Как быстро и недорого организовать офисный переезд

Немногие решаются переезжать самостоятельно без помощи специализированных компаний, но и прибегая к услугам профессионалов, полностью отстраниться от этого сложного дела не получится. Ведь задача не просто перевезти вещи с места на место, но и не нарушить рабочий процесс. Техника и документы упакованы, сотрудники не могут работать, а вы теряете прибыль. Нужно максимально сократить период простоя, выбрать надежную компанию, и тогда получится быстро и недорого устроить офисный переезд.

10 простых советов по организации офисного переезда

1. Составьте план

Начните с плана размещения в новом офисе. Он должен быть готов до того, как вы начнете разбирать и упаковывать мебель. Это упростит работу при погрузке и выгрузке. В соответствии с планом промаркируйте мебель, технику, коробки. Можно указать, для какого помещения они предназначены, где их выгружать и собирать. Или нумеровать по порядку: кресло №1 и стол №1 с одного рабочего места, стол №2 и кресло №2 со следующего. С такой нумерацией удобно будет контролировать все ли загружено в машину, принимать в конце работу.

2. Разберите мебель

В таком виде ее легче перевозить и сложнее повредить. О неразборных и негабаритных предметах обязательно сообщите перевозчику и грузчикам, чтобы стоимость услуг не стала неприятной неожиданностью. Сравните размер шкафов, столов и грузового лифта, если часть придется нести по лестнице, это оплачивается отдельно. Измерьте дверные проемы, возможно придется временно снять двери.

3. Отключите технику заранее

Вам понадобится время, чтобы промыть и просушить холодильник и кофемашину. Жидкость внутри, особенно в холодное время года, может повредить устройство.

4. Упаковываем технику

Ее лучше обмотать воздушно-пузырчатой пленкой и поместить в коробки. Провода приматывайте скотчем. Обратите внимание на положение техники при транспортировке, отметьте на коробках верх и низ.

5. Избавьтесь от лишнего.

У вас есть отличный повод расстаться с давно уже ненужными, сломанными предметами. Выбросите их или сдайте на утилизацию. В новом офисе будет чище и просторнее, а вы сэкономите на перевозке.

6. Опишите содержимое коробок

Список с названиями предметов, принадлежностью сотруднику или кабинету в каждой коробке ускорит разбор вещей на новом месте.

7. Согласуйте переезд с администрацией бизнес-центра

Договоритесь об использовании лифтов и запасных выходов, въезде грузовых машин на территорию. Подготовьте пропуска для сотрудников перевозчика.

8. Назначьте ответственных

В старом и новом офисе нужны люди, которые будут координировать работу грузчиков. Выдайте им список имущества, план расстановки мебели и телефоны компании, организующей переезд.

9. Расставьте ориентиры

В новом офисе повесьте на помещения таблички, поставьте указатели, чтобы работники, разгружающие вещи, не гадали, где же кабинет бухгалтера, в который нужно отнести стеллаж.

10. Комната потерянных вещей

Выделите место, куда будут складываться предметы с непонятной маркировкой, для которых пока не нашли место. Если кто-то из работников недосчитается мелочей со своего стола, он будет знать, где их искать.

Особенности упаковки и транспортировки некоторых предметов

• Струйные принтеры категорически нельзя переворачивать или наклонять набок, от этого они выходят из строя. Следите, чтобы их переносили в таком же положении, как они стоят на столе.
• Холодильники тоже не рекомендуется перемещать лежа. Такой способ чреват повреждением крепления компрессора, появлением в нем трещин.
• Живые цветы транспортируют без коробок, но обязательно крепят внутри машины.
• Канцелярские принадлежности кладите отдельно от документов. Чернила из ручек легко потекут и испортят их.
• Для ценных документов выберите отдельного ответственного сотрудника, который займется их упаковкой и перевозкой.
• Монитор компьютера лучше обмотать несколькими слоями воздушно-пузырчатой пленки, сверху зафиксировать ее скотчем и только потом поместить в коробку в вертикальном положении.
• В коробке с посудой не должно быть пустот, их заполняют, чтобы чашки и тарелки не могли свободно двигаться.
• Мелкую фурнитуру часто теряют при переезде. Положите ее в отдельный пакет и скотчем примотайте к мебели, с которой ее сняли.

Переезжать самостоятельно или пригласить профессионалов?

Переехать хочется максимально быстро и с минимумом затрат. Зачастую компании, стараясь обойтись в этом деле силами собственных сотрудников, получают обратный эффект.

Организуя офисный переезд самостоятельно, есть риск столкнуться с несколькими проблемами:

• Непонятно, какой упаковочный материал покупать. Специалисты с опытом уже знают, что лучше обернуть пленкой, а где понадобится картон. Если вы переезжаете в первый раз, сложно упаковать все качественно и купить точно нужное количество материалов.
• Аренда машины. Если неправильно оценить нужный размер грузового транспорта, придется сделать больше рейсов, ждать возвращения, больше заплатить.
• Грузчиков нельзя проверить заранее. Они могут опоздать или совсем не явиться в назначенный день, отказаться вносить тяжелые предметы, повредить хрупкие. С организаторами переездов вы заключаете договор, где закреплена их ответственность, а с грузчиков, найденных по объявлению, сложно получить возмещение ущерба.
• Чтобы заниматься упаковкой, сотрудники отвлекаются от своих обязанностей. Если они не посвятят этому весь рабочий день, процесс сборов затянется.

Специалисты по организации переездов или муверы избавляют от этих неприятностей.

В чем плюсы у обращения к ним?

1. Прежде всего комплексность услуг: они и разберут мебель, и соберут ее, предоставят упаковочный материал, подключат оргтехнику, сделают уборку, демонтируют полки, встроенное освещение.
2. В подобных компаниях много грузчиков и водителей, к вам выедет оптимальное количество, чтобы уложиться в установленный срок.
3. У мувинговых компаний есть не только все виды упаковки, но и транспорт с креплениями, ремнями, свои склады, где вы можете оставить на хранение часть имущества. Это удобно, если смена офиса связана с ремонтом.
4. Специалисты по переездам могут выполнить работу в выходной день, ранним утром до появления пробок, в вечернее и даже ночное время, так что рабочие процессы не остановятся.

Итак, заказ услуг по организации офисного переезда экономит время и деньги: нет вынужденного простоя, мебель и оргтехника не пострадают, их защитят упаковкой, погрузят в подобранную по размеру машину, быстро транспортируют к месту назначения, расставят по вашему плану, а если что-то пойдет не так, ответственность за это несет исполнитель услуг.

Если вы хотите знать точную стоимость услуг заранее, перевозчик должен прислать своего представителя, чтобы оценить объем работ, по телефону могут назвать только предварительную сумму. Выбирать тех, кому вы доверите имущество организации, нужно тщательно, обязательно заключить договор предусматривающий материальную ответственность.