Советы по переезду офиса. Что нужно знать?

Офисный переезд может стать самой настоящей катастрофой, повлечь дополнительные траты для бизнеса, если не отнестись к вопросу серьезно и заранее не предусмотреть все нюансы, правильно не подготовиться.

Особенности офисного переезда: подготовка

В рамках офисного переезда всегда перевозится и дорогое оборудование компании, и документы с прочими ценностями, поэтому утрата и потеря просто недопустимы. В связи с этим правильным решением будет провести ревизию еще до начала сборов, чтобы:

• Составить список всего перевозимого имущества.
• Проконтролировать наличие, сохранность и готовность к работе.
• Определить масштабы переезда.
• Подобрать транспортные средства и четко организовать все мероприятия.

Когда сам переезд завершится, мебель соберут, технику поставят на свои места, с помощью записей из первичной ревизии проводится повторная инвентаризация. Если имели место пропажи, то вопросы можно решить «по горячим следам». Если, например, что-то забыли в старом офисе, не выгрузили из машины, то найти потерянное не составит труда.

Полезные советы по переезду

Если офисный переезд и грузчики уже заказаны, осталось подумать об остальных деталях. Они сберегут массу вашего времени и нервов:

1. Распределите рабочие места

   Эффективно продумать, какой будет новая расстановка мебели с техникой, чтобы места между сотрудниками были уже обозначены. Позаботьтесь о том, чтобы они знали схему расположения с учетом персональных пожеланий. Чтобы персонал сразу же приступил к работе, а офис большой, можно расставить таблички с именами. Так вы избежите ненужных и демотивирующих передвижений.

2. Проводка и сеть

   Когда переезд будет завершен, важно, чтобы в офисе было достаточное количество розеток, как сетевых, так и электрических, и все это с заблаговременным составлением схемы подключения. Лучше потратить некоторое время на проверку количества и качества всего разводящего оборудования с помощью квалифицированных мастеров. Тогда новое помещение будет подготовлено от «А» до «Я», и любые потери сведутся к нулю.

3. Транспортировка оргтехники

   Обычно компании сохраняют заводскую упаковку от оборудования, чтобы не возникало сложностей с обслуживанием, сервисным и гарантийным. Кроме того, оно помогает и при переезде, так как ее можно хорошо упаковать и без сложностей перевезти. Если у вас такая ситуация, то заранее распределите все коробки. Если же заводская упаковка не сохранилась, то можно заказать в мувинговой компании решение этого вопроса. Наша компания сделает все быстро и надежно, чтобы техника была сохранена. Особенно это актуально, когда речь идет о мониторах, ксероксах, сканерах, ведь они наиболее хрупкие, а поломки выльются в дополнительные затраты и задержку рабочего процесса.

4. Резервное копирование

   Если с материальной базой все относительно ясно, то как быть с информацией, что хранится в электронном виде? Чтобы была исключена любая потеря файлов, сделайте резервное копирование, сохраните наиболее важные данные на съемные носители, рассмотрите вариант с виртуальными хранилищами, отдельно запишите пароли.

5. Маркировка мебели и оборудования

   Обычно мебель и оборудование и так промаркировано, но рекомендуем дополнительно промаркировать коробки для перевозки. Дополнительно укажите, для какого кабинета эта техника, для какого сотрудника. Так человеку будет проще освоиться на новом месте, и эффективность труда не снизится.

Другие важные особенности

С нашей компанией заказать офисный переезд недорого не составит проблем. Единственное, клиенту нужно позаботиться о документах и архивах. Если вы подумаете об этом, то все папки и бумаги будут найдены в сжатые сроки. Лучше сделать разбивку в алфавитном порядке, учитывая даты, отделы, сотрудников или любой другой порядок с учетом специфики деятельности. Если есть неважные и устаревшие документы, то утилизируйте их и не тащите на новое место.

Что касается ценных бумаг, денег, сейфов, то на момент переезда сейф лучше оставить пустым. Подберите специалиста, который сможет демонтировать его и установить в новом офисе, а денежные средства с ценными бумагами и наиболее важными документами лучше передать на хранение в банк. Если перевозится крупная сумма, то на помощь может прийти инкассаторская служба.

Если у вас остались еще какие-то вопросы, то мы готовы помочь вам с ними, отталкиваясь от своего богатого практического опыта в этой сфере.